Co je to faksimile a jak jej správně používat v dokumentech

Faxový podpis lze použít, pokud je to výslovně stanoveno zákonem nebo dohodou stran transakce. Při přípravě účetních a daňových účetních dokladů jsou však vyžadovány „živé“ podpisy odpovědných osob.

Liliya Khakimova,
Vedoucí oddělení právních služeb
divize outsourcingu
BDO skupiny

Prvotní účetní doklady musí obsahovat vlastnoruční podpisy odpovědných osob
Z dokumentu:

Dopis Ministerstva daní a daní Ruska ze dne 1. dubna 2004 č. 18-0-09/000042
<. >faksimile není dovoleno používat na plných mocích, platebních dokumentech nebo jiných dokumentech, které mají finanční dopady. <. >.

poznámky pod čarou:
1 bod 7 Přílohy č. 1 Pravidel, schváleno. rychle. vlády Moskvy ze dne 21.02.2006. února 112 č. XNUMX-PP
2 str. 2 čl. 160 Občanského zákoníku Ruské federace
3 str. 3 čl. 75 Řád rozhodčího řízení Ruské federace
4 příspěvek. FAS DVO ze dne 13.08.2009. srpna 03 č. F3794-2009/XNUMX
5 dopis ministerstva daňové správy Ruska pro Moskvu ze dne 02.06.2003 č. 11-14/29297
6 odst. 2 čl. 9 federálního zákona ze dne 21.11.1996. listopadu 129 č. 129-FZ (dále jen zákon č. 13-FZ); bod 29.07.1998 předpisů, schválen. nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 34. července XNUMX č. XNUMXn
7 dopis Ministerstva daní a daní Ruska ze dne 01.04.2004. 18. 0 č. 09-000042-XNUMX/XNUMX
8 příspěvek. Desátý AAS ze dne 21.06.2010. června 10 č. 2224AP-2010/XNUMX
9 polévkových lžic. 2 Daňový řád Ruské federace; Umění. 2 Občanského zákoníku Ruské federace
10 odst. 1 čl. 80 Daňový řád Ruské federace
11 Federální zákon ze dne 06.04.2011. 63. 2012 č. 10.01.2002-FZ (do roku 1 platil federální zákon ze dne XNUMX. XNUMX. XNUMX č. XNUMX-FZ)
12 dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 26.10.2005. října 03 č. 01-10-8/404-XNUMX
13 odst. 6 čl. 169 Daňový řád Ruské federace
14 dopisů Federální daňové služby Ruska pro Moskvu ze dne 07.10.2010. října 16 č. 15-104968/01.06.2010@, Ministerstva financí Ruska ze dne 03. června 07 č. 09-33-17.09.2009/03, ze dne 07. září 09 č. 48-22.01.2009-03/07, ze dne 11. ledna 17 č. XNUMX-XNUMX-XNUMX/XNUMX atd.
15 příspěvek. FAS PO ze dne 22.08.2011. srpna 06 č. F6758-11/12 č. A22764-2010/XNUMX
16 příspěvek. Prezídium Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 27.09.2011. září 4134 č. 11/XNUMX

Prezidium Nejvyššího arbitrážního soudu Ruské federace rozhodlo, že faksimile nelze používat ve fakturách
Z dokumentu:

Dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 1. června 2010 č. 03-07-09/33
<. >Používání faktur podepsaných faksimilním podpisem Kodex neupravuje.
S přihlédnutím k výše uvedenému jsou faktury vystavené s použitím faksimilního podpisu považovány za vystavené v rozporu se stanoveným postupem a nemohou být základem pro odpočet částek daně předložených kupujícímu prodávajícím. <. >.

Občanské právo uznává faksimilní reprodukci podpisu jako analogii vlastnoručního podpisu. Neodhaluje samotný význam pojmu „faksimile“, proto použijeme následující formulaci: „faksimile je razítko, které zajišťuje přesnou reprodukci vlastnoručního podpisu úředníka a slouží k potvrzení jeho autority“ 1 .

Faksimilní reprodukci podpisu lze použít při sestavování dokumentů, stejně jako vlastnoruční podpis. Ale případů použití faksimile, které přímo stanoví zákon, je málo. V praxi proto velmi často vyvstává otázka, které dokumenty je povoleno opatřit faxem a v jakých případech je lepší se jeho použití zdržet a vyžadovat „živý“ podpis.

Civilní legislativa umožňuje použití faksimile pouze při provádění transakcí. Faksimile nebo jinou kopii podpisu však lze použít jako obdobu vlastnoručního podpisu pouze v případech a způsobem stanoveným zákonem nebo po dohodě stran 2 .

V současné době není postup pro používání faksimilií stanoven zákonem, a proto dohoda stran zůstává jedinou příležitostí k „legalizaci“ používání faxů v dokumentech, které jsou vypracovány v procesu uzavírání nebo provádění transakcí.

Dohoda stran může být sepsána jako samostatný dokument (dohoda o postupu při používání faxu) nebo může být podmínka použití faxu obsažena v textu hlavní smlouvy. V každém případě je však nutné v dohodě nejen stanovit samotnou možnost podepisování dokumentů pomocí faxů, ale také tyto dokumenty uvést. Jedině tak bude mít faksimilní reprodukce podpisu stejnou právní sílu jako vlastnoruční podpis a takto ověřené listiny bude soud akceptovat jako písemný důkaz 3 .

Pokud hlavní dohoda nepočítá s použitím faksimilního podpisu, ale společnost k této dohodě sepsala např. dodatečnou smlouvu pomocí faxu, může soud rozhodnout o nedodržení písemné formy tohoto dodatečného podpisu. dohodu a uznat ji za neuzavřenou 4.

Účetní a daňové doklady

Spory a diskuse o legálnosti použití razítka místo podpisu při přípravě účetních a daňových dokladů se vedou již řadu let. Důvodem je především skutečnost, že účetní legislativa ani daňová legislativa neupravují postup při používání faksimile.

Specialisté daňového oddělení často docházejí k závěru, že při podepisování prvotních účetních dokladů nelze použít faksimile 5 . Podle právní úpravy účetnictví 6 jsou prvotní doklady přijímány k účetnictví, pokud obsahují řadu povinných náležitostí, mezi které patří i vlastnoruční podpisy odpovědných osob. Požadavek na uvedení osobních podpisů nám umožňuje dospět k závěru, že v primárních dokumentech nelze použít faksimilní reprodukce.

Faksimile také nelze umístit na plné moci, platební a jiné dokumenty, které mají finanční důsledky 7 . Tento postoj podpořila řada soudních rozhodnutí. Například v jednom z nich 8 soudců uvedlo, že zákon nepočítá s možností použití faksimile na akty přijetí vykonané práce (mají finanční důsledky). V důsledku toho nemohou být akty s faksimilemi použity jako důkaz v případu.

Daňový řád rovněž nestanoví možnost použití faksimilního podpisu při přípravě dokumentů. Je však třeba vzít v úvahu, že vztahy upravené právními předpisy o daních a poplatcích jsou založeny na autoritativní podřízenosti jedné strany druhé a obecně občanská legislativa (umožňující použití faksimile) platí na ně 9.

Co se týče daňových přiznání, legislativa umožňuje jejich podání s elektronickým podpisem namísto vlastnoručního 10 . Na ostatní obdoby „živého“ podpisu, z nichž jeden je faksimile, se však zákon o elektronickém podpisu 11 nevztahuje.

Faxové faktury nebudou způsobilé k odpočtu

Samostatně stojí za to zůstat u faxových faktur. Zde je stanovisko finančních úřadů jasné: faktura musí být ověřena „živým“ podpisem vedoucího a hlavního účetního organizace nebo jiných oprávněných osob (na základě objednávky nebo plné moci) 13 . Použití faksimile v tomto případě není zákonem stanoveno, což znamená, že společnost nemá právo požadovat na něm odpočet částek DPH 14 .

Až donedávna byla soudní praxe ohledně odpočtu DPH na základě takových faktur nejednoznačná, ale obsahovala i rozhodnutí, která byla pro podnikání pozitivní. Některé soudy například poznamenaly, že současná daňová a účetní legislativa neobsahuje pravidla stanovující přijatelné způsoby podepisování faktur a nezakazuje podpis jednatele pomocí faxového razítka. Faksimile podpis je způsob provedení originálního osobního podpisu, proto jeho umístění na fakturách neznamená porušení požadavků § 169 daňového řádu. A pokud bylo použití faksimile na dokumentech (včetně faktur) upraveno dohodou stran, pak je odpočet daně na takové faktuře zákonný 15.

Nedávno však prezidium Nejvyššího rozhodčího soudu16 podpořilo stanovisko daňové inspekce a uznalo odpočet DPH na faxových fakturách za nezákonný. Soud uvedl, že ustanovení § 169 daňového řádu nestanoví možnost faksimilní reprodukce podpisu při vystavení faktury. Zákon č. 129 federálního zákona takovou normu neobsahuje. Naopak uvádí, že účetní doklady musí obsahovat vlastnoruční podpisy odpovědných osob. Pokud se organizace odchýlí od stanovených pravidel, bude jí odepřen daňový odpočet na těchto fakturách. Prezidium Nejvyššího arbitrážního soudu Ruské federace tak konečně potvrdilo, že používání faksimile při přípravě daňových a účetních dokladů je nepřijatelné. I přes absenci přímé klauzule v usnesení, že výklad právních norem je obecně závazný při posuzování obdobných případů rozhodčími soudy, může změnit soudní praxi v neprospěch společností.

Faksimile místo podpisu

Faksimile může firmě výrazně zjednodušit práci, případně může způsobit problémy s finančními úřady a vést k nedoplatkům. Prozradíme vám, co je to faksimile, na jaké dokumenty jej můžete použít, kde jej uložit a jak s ním počítat.

Co je faksimile

Faksimile je otisk a přesná reprodukce „živého“ podpisu manažera. Klišé se objednávají u firem, které vyrábějí pečetě a razítka. Potisk je proveden v modré nebo fialové barvě.

Typický tisk klišé používají organizace s velkým tokem dokumentů. Například sekretářka může místo ředitele „podepsat“ několik stovek čestných certifikátů a asistent účetního může orazit pojistky pro nové zaměstnance. Ale používejte faksimile pro finanční dokumenty opatrně.

Kde mohu použít fax?

Tok dokumentů s protistranami. Klišé lze použít pouze se souhlasem stran – partneři podepisují dohodu o podepisování faxových dokumentů. Pokud nedojde k dohodě, může být souhlas s tirážem považován za neplatný. Aby u finančních úřadů nevzbudilo podezření, mělo by na smlouvě být uvedeno: „Faksimile podpisu má stejnou sílu jako originální podpis výše uvedených osob.“ Partneři mohou potisknout smlouvy a dodatky k nim a také certifikáty o provedené práci.

příklad dohody o používání faksimilií

Místní dokumenty. Uvnitř společnosti jsou umístěny faksimile:

• o udělovacích listinách – čestných listech a diplomech;
• o servisních a vyznamenáních;
• o pojištění a zdravotní politice;
• na cestovním osvědčení;
• objednávky na dovolenou;
• na texty různých formátů – oznámení, oznámení, pozvánky, děkovné dopisy a blahopřání.

Kde by se neměly používat faksimile

Finanční dokumenty. Které dokumenty nelze podepsat faxem:

• účetní výkazy a prvotní účetní doklady;
• platební doklady;
• doklady k daňovému přiznání;
• faktury;
• předběžná zpráva;
• plná moc;
• směnky;
• žádosti a žádosti vládním agenturám;
• prohlášení občanů a organizací;
• dokumenty, které vyžadují notářské ověření;
• další dokumenty s finančními dopady.

Zdrojové dokumenty. Obzvláště nebezpečné je vkládat faksimile na primární dokumenty – je to kvůli bezpečnosti společností. Podvodníci mohou například uvést na fakturu falešný fax a odeslat zboží.

Faktury, potvrzení o provedené práci a další primární dokumenty podepsané faxem mohou inspektoři považovat za nespolehlivé a výdaje mohou být považovány za nezdokumentované.

Jak používat faksimile

1. Otisk podpisu nemůžete použít na primárních, bankovních a finančních dokumentech, stejně jako na pracovních smlouvách.
2. Faksimile můžete umístit na místní dokumenty a na smlouvy s protistranami. V prvním případě vydá příkaz manažer, ve druhém podepíší strany dohodu.
3. Je nutné určit odpovědného pracovníka, který může vydávat faxy místo vedoucího. Odpovědný pracovník zaznamená každou skutečnost použití klišé pečeti do Knihy jízd.