News

Tipy pro optimalizaci práce s MS Outlookem

Outlook je jedním z nejpopulárnějších e-mailů zákazníci, který používají miliony lidí po celém světě. Uživatelé však mají často problémy se správou svého zprávy и úkoly a tráví spoustu času jejich zpracováním. V tomto článku to řekneme Ojak optimalizovat práci v aplikaci Outlook a zlepšit svůj výkon.

Chcete-li přejít do konkrétní sekce, klikněte na odkaz níže:

✔️ Jak správně nakonfigurovat Outlook

✔️ Jak si zorganizovat práci v Outlooku

✔️ Jak povolit offline práci v Outlooku

✔️ Jak správně nakonfigurovat pravidla v Outlooku

✔️ Tipy pro optimalizaci vaší práce v Outlooku

✔️ Závěry

✋ Dejte nám zpětnou vazbu!

Outlook lze optimalizovat pro zvýšení produktivity. Nejprve musíte vytvořit samostatnou složku pro každé oddělení nebo událost, abyste mohli lépe třídit zprávy. Druhým tipem je odpovídat na zprávy co nejrychleji. To pomůže vyhnout se hromadění velkého počtu zpráv ve vaší doručené poště. Třetím tipem je mazat nepotřebné zprávy ihned po jejich přečtení. Neukládejte si je do doručené pošty, protože by to znesnadnilo hledání důležitých zpráv. Čtvrtým tipem je použití funkce „vypršení“ k automatickému odesílání zpráv do koše po uplynutí nastavené doby. Pátým tipem je odstranění duplicitních zpráv. Tím se sníží množství uložených dat a zrychlí se Outlook. Šestým tipem je export zpráv do jiných aplikací, aby byl snazší přístup k informacím mimo váš e-mail.

Jak správně nakonfigurovat Outlook

Začněme hlavním úkolem – nastavením Outlooku. Podle jednoduchých pokynů můžete rychle nastavit svůj e-mail v aplikaci Outlook a začít.

  1. Otevřete Outlook a vyberte Soubor > Přidat účet.
  2. Zadejte svou e-mailovou adresu a klikněte na Připojit.
  3. V případě potřeby zadejte heslo a klikněte na OK.
  4. Klikněte na Dokončit.
Zajímavé:  Krátké odpovědi na nejdůležitější otázky o běhání.

Nyní jste připraveni začít pracovat v Outlooku.

Jak si zorganizovat práci v Outlooku

Outlook má schopnost vytvářet úkoly, které vám pomohou udržet si přehled o své práci a organizovat si čas. Jak na to:

  1. V navigačním podokně vyberte Úkoly a vyberte Nový úkol.
  2. Uveďte téma, data a důležitost.
  3. Pokud chcete dostávat připomenutí, zaškrtněte políčko Připomenutí.
  4. Klikněte na Uložit a zavřít.

Vytvoření úkolu může trvat jen pár minut, ale pomůže vám to lépe zorganizovat a řídit svůj čas.

Jak povolit práci offline v aplikaci Outlook

Někdy nastanou situace, kdy potřebujete pracovat v Outlooku offline. Tento režim můžete snadno aktivovat nebo deaktivovat podle následujících jednoduchých pokynů:

  1. Na kartě Odeslat a přijmout klepněte na tlačítko Pracovat offline a připojte se při práci offline.
  2. Chcete-li se vrátit do online režimu, stiskněte stejné tlačítko.

Jak správně nakonfigurovat pravidla v Outlooku

Nastavení pravidel v Outlooku vám pomůže zautomatizovat práci a zkrátit čas strávený zpracováním zpráv. Můžete vytvářet pravidla, která třídí zprávy, odstraňují duplicity a další. Jak na to:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na existující zprávu a vyberte Pravidla > Nové pravidlo.
  2. Vyberte podmínky a akce, které chcete se zprávou provést.
  3. Po dokončení konfigurace pravidla klepněte na tlačítko OK.

Jak optimalizovat práci v Outlooku

V tuto chvíli můžeme přejít k tomu nejdůležitějšímu – jak optimalizovat svou práci v Outlooku. Následující tipy vám pomohou pracovat efektivněji a efektivněji spravovat zprávy a úkoly:

  1. Třídění zpráv. Chcete-li zkrátit čas strávený hledáním potřebných informací, vytvořte samostatné složky pro každé oddělení nebo významnou událost, které pravidelně kontrolujete.
  2. Odpovězte okamžitě. Snažte se na zprávy odpovídat co nejrychleji, abyste se vyhnuli zpoždění a pozdnímu zpracování.
  3. Přebytek ihned odstraňte. Pokud nehodláte na zprávy v dohledné době odpovídat, smažte je, abyste se vyhnuli zahlcení vaší doručené pošty.
  4. Použijte „datum vypršení platnosti zprávy“. Nastavte „datum vypršení platnosti“ pro každou zprávu, aby se automaticky smazala po určité době, když již není potřeba.
  5. Odstraňování duplikátů. Použijte funkci automatického odstranění duplicitních zpráv, abyste se vyhnuli zbytečnému opakování zpráv.
  6. Export zpráv. Použijte funkci exportu zpráv k uložení důležitých zpráv na pevný disk, abyste je v budoucnu snadno našli.
Zajímavé:  Jak vytvořit rodokmen: pokyny krok za krokem.

Závěry a závěry

Outlook je výkonný nástroj pro efektivní správu e-mailů. emailem и úkoly, ale může to být komplikované při použití, zejména pro nové uživatele. Pro optimalizaci výkonu v aplikaci Outlook, postupujte jednoduše Rada a konfigurovat pravidla pro zjednodušení zpracování zpráv. To vám pomůže spravovat čas a více pracovat efektivně, tráví méně času zpracováním zprávy a úkoly. Následovat Rada, používat funkce výhled a pokaždé zlepšit svůj výkon den!

Tipy pro optimalizaci práce s MS Outlookem

7 triků, které posunou práci s Microsoft Outlook na další úroveň – jak vytvořit složku

  • Pojmenujte tuto složku „To Do“ a název uložte.

Vytvořte složku v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • Klepněte pravým tlačítkem myši na tuto složku a vyberte možnost Nová složka. Pojmenujte to „Jednou“.

Vytvořte složku v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • Opakujte kroky pro vytvoření další složky „Čeká na dokončení“ v „To Be Done“.

Nyní, když obdržíte nové e-maily, přetáhněte je do příslušné složky.

  • „Doručená pošta“. Nechte zde vše, co vyžaduje okamžitou reakci. Můžete zde také ukládat dopisy, které lze rychle zpracovat (do 3 minut nebo méně).
  • „K provedení“. Zde posílejte všechny e-maily, které nejsou naléhavé a které vyžadují více času. Později se k nim vrátíte, ale díky okamžitému třídění pošty budete mít ve své schránce pořádek.

Pravidelně třídit složku „To Do“ (například jednou denně) a rozdělovat dopisy do příslušných složek:

  • „Čeká na dokončení.“ Navrženo pro písmena, která jsou v pauze.
  • „Někdy“. Zde jsou uloženy dopisy, které nevyžadují odpověď. Jednoho dne je budete číst nebo studovat.

Spravujte úkoly

Dnes je dodržování termínů snazší než kdy jindy, protože máme k dispozici velké množství plánovacích nástrojů a aplikací se seznamem úkolů.

Mezi nimi je Microsoft To Do, který je integrován do ekosystému Microsoftu a automaticky vytvoří úkol, když zaškrtnete políčko v e-mailu v Outlooku. Podívejme se, jak to mohou uživatelé Outlooku v Microsoft 365 udělat.

  • Na panelu nástrojů Outlooku klikněte na ikonu Můj den, která vypadá jako kalendář se zaškrtnutím.
Zajímavé:  Na které ruce se nosí snubní prsten.

Vytvářejte úkoly v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • Přetáhněte e-mail na kartu „Úkoly“ v části „Přidat úkol“. Pokud chcete ve svém kalendáři vytvořit událost, přetáhněte e-mail do sekce Přidat událost.

Ve výchozím nastavení bude předmět e-mailu zobrazen jako název úkolu, ale lze to upravit.

Chcete-li zobrazit e-mail, na kterém je úkol založen, klikněte na ikonu, která vypadá jako obálka.

Nastavení úkolů v Outlooku, Outlooku, e-mailu

Chcete-li změnit úkol, klikněte pravým tlačítkem a vyberte ze seznamu možností, včetně nastavení připomenutí a termínu. Poté se tato data objeví přímo pod úkolem.

Pokud nastavíte připomenutí, v zadaný čas se v Outlooku zobrazí okno s upozorněním. Nejste připraveni vyškrtnout úkol ze seznamu úkolů? Jednoduše odložte oznámení kliknutím na ikonu budíku.

Nastavení úkolů v Outlooku, Outlooku, e-mailu

Po dokončení úkolu jej zavřete kliknutím na ikonu „Označit jako dokončené“.

Stojí za zmínku, že můžete automaticky přidat označené e-maily do seznamu úkolů Microsoft To Do. Zde je návod, jak na to.

  • Přejděte na to-do.office.com.
  • Na panelu nástrojů vyberte nastavení a klikněte na „Nastavení úkolu“.

Nastavení úkolů v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • V části Související aplikace povolte možnost Zprávy označené hvězdičkou.

Nastavení úkolů v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • V aplikaci Microsoft Outlook klikněte na ikonu „Můj den“ na panelu nástrojů.
  • Klikněte na šipku vedle záhlaví Označené zprávy. Nyní se všechny zobrazují jako úkoly v jednom seznamu.

Vytvořte pravidla pro automatické třídění e-mailů

Při práci s poštou platí zásada: čím méně manuální práce, tím lépe. V aplikaci Outlook můžete nastavit pravidla tak, aby se písmena automaticky distribuovala do požadovaných složek, včetně dříve vytvořené složky „For Action“.

Zde je návod, jak to udělat bez uzavření e-mailu.

  • Klikněte pravým tlačítkem myši na písmeno a vyberte „Pravidla“ – „Vytvořit pravidlo“.
  • Ve výchozím nastavení Outlook nabídne vytvoření pravidla pro přesun e-mailů od konkrétního odesílatele do požadované složky. Chcete-li změnit podmínky, vyberte Rozšířené možnosti v okně Vytvořit pravidlo.
Zajímavé:  Hurá! Vydali jsme knihu - průvodce seberozvojem.

Vytvářejte pravidla v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • Okno „Pravidla“ má mnoho nastavení: nastavte název pravidla, přidejte podmínku (například jméno odesílatele, adresu nebo klíčová slova do určených polí dopisu), nastavte požadovanou akci nebo výjimky pro pravidlo.

Vytvářejte pravidla v Outlooku, Outlooku, e-mailu

Jakmile je vše připraveno, vyberte „Použít pravidlo“ a klikněte na „Uložit“.

Přiřaďte kategorie pomocí štítků

Štítky nebo štítky představují pohodlný způsob, jak k e-mailům přiřadit kategorie a usnadnit vyhledávání. Také vám pomohou rychle pochopit, od koho dopis přišel.

Hlavní je nekomplikovat systém a nepoužívat příliš mnoho zkratek.

Chcete-li vytvořit zástupce, klikněte na šipku vedle ikony Vybrat kategorii a poté klikněte na Nová kategorie.

Nastavte zástupce a kategorie v Outlooku, Outlooku, e-mailu

Vyberte název, barvu a klikněte na Uložit. Můžete to také provést v části „Spravovat kategorie“.

Nyní, když víte, jak vytvořit pravidla pro zpracování dopisů, lze značkování automatizovat.

Ignorujte zbytečné diskuze

Tlačítko „Odpovědět všem“ není vždy vhodné. Existuje ale řešení, které vám umožní neúčastnit se nechtěných diskuzí.

Klikněte pravým tlačítkem na jeden z e-mailů v řetězci, který chcete ignorovat. Ve vyskakovacím okně klikněte na tlačítko „OK“.

Nechcete dostávat následné e-maily z diskuze? Použijte funkci Ignorovat, potvrďte akci a všechny odpovědi budou automaticky odeslány do složky Odstraněná pošta.

Skládat písmena rychleji

Pokud trávíte spoustu času odpovídáním na stejné otázky, nástroj se vám bude hodit

Zde je návod, jak vytvořit šablonu zprávy.

  • Klikněte na „Vytvořit zprávu“.
  • Na kartě Zpráva klikněte na ikonu Další možnosti, která vypadá jako elipsa, a vyberte Moje šablony.

Vytvořte šablonu v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • V novém okně vyplňte nadpis a text šablony dopisu. Pro usnadnění jej můžete sestavit a naformátovat v poli nového dopisu a poté jej zkopírovat. Uložte šablonu.

Vytvořte šablonu v Outlooku, Outlooku, e-mailu

Pokaždé, když potřebujete použít šablonu, přejděte do sekce „Moje šablony“ a jedním tlačítkem převeďte text na nové písmeno. V případě potřeby jej lze upravit a změnit.

Zajímavé:  Osobní zkušenost: jak jsem se stal ředitelem obchodu ve věku 25 let a jaké chyby jsem udělal.

Automatizujte opakující se úkoly

Řekněme, že potřebujete zpracovávat faktury dodavatelů každý měsíc. Musíte je zkontrolovat, odeslat do účetního oddělení a poté vytvořit upomínku, abyste oddělení kontaktovali znovu o týden později a potvrdili, že faktury byly uhrazeny.

Microsoft Outlook vám umožňuje vyhnout se ručnímu provádění.

  • Na panelu nástrojů klikněte na nadpis „Rychlé akce“.

Rychlé akce v Outlooku, Outlooku, e-mailu

  • V zobrazeném okně vyberte „Nová rychlá akce“. Zde můžete vybrat název, požadovanou akci nebo jejich pořadí. Po nastavení klikněte na „Uložit“.

Chcete-li na e-mail použít rychlou akci, klikněte na šipku vedle záhlaví Rychlé akce a vyberte požadovanou akci. Poté se místo nadpisu „Rychlé akce“ ve výchozím nastavení zobrazí název této akce.

Titulní foto: Kaspars Grinvalds / Shutterstock

Přihlaste se k odběru Telegramový kanálabyste byli informováni o nejnovějších zprávách a událostech!

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back to top button