News

Jak zvládnout multitasking

Jak rozvíjet svou dovednost multitaskingu: 5 návyků, které si musíte osvojit

V multitaskingovém prostředí funguje tradiční time management špatně nebo vůbec. Nemůžeme se držet jasného plánu na den (stejně se to provalí), nedokážeme dlouho dělat jednu věc (kdo nám to dá) a neumíme si ani pořádně stanovit priority.

Multitasking není slučitelný s promyšleným plánováním. Ze všeho nejvíc to připomíná arkádovou hru, ve které musíte chytat úkoly padající shora a snažit se nic nespadnout.

Hraní této „arkády“ však není tak obtížné. V tomto článku vám řekneme, jak se naučit multitasking a podíváme se na několik návyků, které vám pomohou se s multitaskingem snadno vypořádat.

Zvyk #1. Správný postoj #

Začněme myšlenkovými návyky. Potíž je v tom, že lidé obecně nemají rádi multitasking. A obecně dělají správnou věc: multitasking vždy vede ke stresu, chybám v práci a nízké produktivitě.

Pokud však profese přímo souvisí s multitaskingem (prodejce, administrátor, manažer), taková „nechuť“ jen prohlubuje všechny problémy. Neustále kvůli ní pociťujeme vnitřní odpor, který může časem vyústit až v syndrom vyhoření nebo úplnou nechuť k práci.

Stav závitu
V tomto článku se pokusíme přijít na to, proč vzniká a jak se do toho ještě naučit vstupovat.
Schopnost a schopnost multitaskingu závisí především na postoji

  • Multitasking není snadný. Každý, kdo pracuje v takových podmínkách, je již hoden úcty a obdivu.
  • Schopnost multitaskingu je cennou profesionální kvalitou. To, že si se svou prací poradíte, vás charakterizuje jako dobrého specialistu.
  • „Žonglování“ je vzrušující aktivita, která trochu připomíná hraní Tetrisu nebo ping-pongu.
Zajímavé:  Jak otevřít zamrzlé auto.

Jednoduše řečeno, neberte multitasking jako zdroj utrpení, ale jako výzvu pro vaše schopnosti a zdroj hrdosti. Tento postoj vás nejen zbaví neustálého nepohodlí, ale také vám pomůže pravidelně vstupovat do stavu flow.

Návyk č. 2: Práce se seznamem č.

Většina lidí v práci žádné seznamy nepoužívá. To nemusí být nutně špatné: pokud člověk dělá každý den to samé a dobře zná své povinnosti, může si naplánovat opravdu cokoliv.

S multitaskingem se však seznam úkolů stává nutností. Jedině tak zůstanete zaneprázdněni, vyhnete se stresu a budete mít svůj den pod kontrolou.

  1. Přibližné plánování dne. Ráno nebo večer si udělejte seznam věcí, které budete v práci dělat. Tento plán je pouze „prázdný“: během dne lze úkoly přidávat, mazat nebo odkládat na zítřek.
  2. Opravování úkolů.Všechny příchozí úkoly musí být okamžitě zapsány. Fixace umožňuje nezapomínat na věci a vnímat je racionálněji.
  3. Stanovení priorit.Důležitější úkoly umístěte na začátek seznamu a nedůležité na konec. Pořadí úkolů lze specifikovat přímo v procesu práce.
  4. Nastavení opakujících se úkolů. Každá úloha má opakující se úkoly: kontroly, hlášení, udržování pořádku atd. Abyste na takové úkoly nikdy nezapomněli, nastavte si jejich automatické opakování v plánovači.

Jak snadno spravovat velké seznamy
Prozradíme vám tajemství práce se seznamy, i když to není příliš pohodlné

  • Sledujte aktuální úkoly. Označte si věci, které začnete dělat, abyste si vždy pamatovali, na čem pracujete. V elektronickém plánovači můžete pro aktuální úkoly vytvořit speciální štítek „Probíhá“: Značka „Probíhá“ pro aktuální úkoly
  • Záznam výsledků. Pokud jste na úkolu pracovali, ale ještě jste jej nedokončili, zapište si, kde se aktuálně nachází. K tomu stačí upřesnit formulaci: Přímo ve formulaci uvádíme aktuální fázi rozpracovanosti úkolu

    Zajímavé:  Recenze Mi 9T Pro - nové vlajkové lodi od Xiaomi s vyskakovacím selfie fotoaparátem.

    Tato metoda vám pomůže rychle se vrátit do práce po přestávce: okamžitě vidíte, co je třeba udělat dále. Pokud máte mnoho velkých úkolů stejného typu, je pro záznam výsledků pohodlnější použít Kanban nebo stavovou metodu.

    Zvyk #3. Zvažte priority #

    Existuje mnoho dobrých způsobů, jak stanovit priority v time managementu. Úkoly můžete například organizovat pomocí Eisenhowerovy matice, metody ABCD nebo metody hodnocení s více kritérii.

    Bohužel, tyto metody jsou nepohodlné pro použití v situacích multitaskingu. Nemáme čas analyzovat problémy, protože všechna rozhodnutí je třeba učinit hned teď:

    • Přijmout zboží nebo obsloužit kupujícího?
    • Napsat zprávu nebo odpovědět na dopis?
    • Opravit předchozí objednávku nebo dokončit novou?

    hierarchie pracovních povinností

    Když přijde nový úkol, stačí si zapamatovat jeho místo v „hierarchii odpovědností“. Pokud má úkol vyšší prioritu než aktuální aktivita, klidně na něj přepněte. Při sestavování „hierarchie odpovědností“ je vhodné se poradit se svým manažerem.

    Návyk č. 4: Práce v krátkých iteracích #

    Lidé se obvykle snaží dokončit své úkoly na jedno posezení. Potřebují-li například uklidit byt, provedou úklid až do úplného dokončení a snaží se ničím nerušit.

    To je dobrá strategie, ale není vhodná pro multitasking. Dlouhodobě nemáme možnost dělat jednu věc: jsme nuceni neustále přecházet na nové úkoly.

    Chcete-li trénovat a zlepšovat multitasking, musíte se naučit efektivně využívat i malá časová období. Zde je několik užitečných triků:

    Dekompozice úkolu
    Prozradíme vám, jak tuto techniku ​​používat a v jakých situacích může být užitečná.

    vytváření časových rezerv

    1. Práce s časovačem. Nastavte časovač na 10-30 minut a dokud nezazvoní, proveďte úkol (viz technika Pomodoro). Pokud se objeví nový úkol, snažte se jej odložit na zavolání. Optimální doba provozu časovače musí být zvolena experimentálně.
    2. Dekompozice úkolů. Rozdělte velké úkoly na menší a dokončete je několika způsoby. Čím menší je úkol, tím menší je pravděpodobnost, že se od něj budete rozptylovat.
    3. Defragmentace dne. Využijte období nuceného čekání k postupnému plnění dnes požadovaných úkolů. Vytvoříte si tak časovou rezervu na nepředvídané záležitosti a budete se moci vyhnout zbytečnému spěchu.
    4. Selektivní zrychlení. Vytvořte si návyk co nejrychleji dokončit úkoly, které nevyžadují zvláštní pozornost: kopírování souborů, přesouvání zboží, ukládání dokumentů atd.
    Zajímavé:  Jak připojit bezdrátová sluchátka k televizi.

    Schopnost multitaskingu do značné míry závisí na rychlosti práce. Čím méně času věnujete úkolům, tím snáze se s nimi vyrovnáte.

    Návyk č. 5: Zaměřte se na to, na čem záleží #

    V tradičním time managementu to obvykle dělají takto: na začátku dne určí hlavní úkoly a pokusí se je dokončit jako první.

    upřednostňování úkolů v tradičním time managementu

    V situacích multitaskingu tento přístup nefunguje. Máme malý vliv na pořadí plnění úkolů a jednáme častěji podle okolností než podle plánu.
    Zde by byla vhodnější jiná strategie:

    Soustřeďte se na hlavní úkol a vraťte se k němu po každém nuceném rozptýlení.

    Napsali jste zprávu? Zpět k hlavnímu úkolu. Zkontrolovali jste svůj e-mail? Zpět k hlavnímu úkolu. Tento úkol se stává něčím jako těžištěm, kolem kterého se „točí“ všechny ostatní záležitosti.

    upřednostňování úkolů v situacích multitaskingu

    Po dokončení hlavního úkolu si musíte vybrat další nejdůležitější věc a postavit kolem ní svou práci. Pokud používáte plánovač SingularityApp, připněte si hlavní úkoly na začátek seznamu (klávesové zkratky – CTRL+0), abyste je měli stále na očích.

    Také vám doporučujeme podívat se na naše články o nebezpečích multitaskingu a hlavních zásadách plánování práce.

    Jaké je tajemství multitaskingu a jak se ho naučit?

    Jaké je tajemství multitaskingu a jak se ho naučit

    Multitasking neboli schopnost vykonávat dva a více různých úkolů současně je mnohými považována za velmi užitečnou dovednost, důležitou pro úspěšný profesní rozvoj. Někteří lidé si přitom s multitaskingem snadno poradí, jiní ne. Důvod tohoto rozdílu není zcela jasný.

    Čím to je, že někteří lidé mohou kontrolovat e-maily, odpovídat na telefon a dělat si poznámky, zatímco jiní šílí a mají odpor k tomu, když se na ně někdo mluví, když se snaží usmažit vejce? Na tuto otázku stále neexistuje jednoznačná odpověď, přestože neurovědci pokračují ve studiu složitého mechanismu multitaskingu. A nedávno se objevily některé zajímavé skutečnosti, které si zaslouží vaši pozornost.

    • Mýtus o multitaskingu: Jak počet priorit ovlivňuje produktivitu?
    Zajímavé:  Sportovat s dítětem v náručí? Ano!.

    Jak mozek zpracovává informace?

    Než se budeme bavit o možných mechanismech multitaskingu, je důležité pochopit, že když se člověk snaží provést dva nebo více úkolů, mozek ve skutečnosti nezpracovává všechny příchozí informace paralelně, jak si mnoho lidí myslí. Naopak neustále přechází z jednoho úkolu do druhého. Podle údajů MRI k tomuto „přepínání“ dochází v 10. Brodmannově oblasti (přední prefrontální kortex). Experimenty ukazují, že je to přední prefrontální kortex, který nám umožňuje uchovat si informace o úkolu s možností se k němu vrátit a navázat tam, kde jsme přestali.

    Nejnovější studie tohoto problému, kterou provedli němečtí vědci, zahrnovala 344 lidí. Účastníkům experimentu byla na obrazovce ukázána sekvence čísel jedna po druhé, jejich úkolem bylo stisknout tlačítko odpovídající číslu zobrazenému na obrazovce před dvěma kroky.

    Subjekty si tak musely pamatovat informace, hledat správná tlačítka a přitom sledovat obrazovku. Mozková aktivita byla zaznamenávána pomocí MRI. Výsledky experimentu potvrdily důležitost účasti přední prefrontální kůry na úspěšném plnění úkolu.

    citovat

    Přední prefrontální kortex vám umožňuje uchovat informace o přerušeném úkolu, abyste mohli pokračovat v jeho provádění

    Jaká jsou nebezpečí multitaskingu?

    Předpokládá se, že multitasking zpomaluje myšlení a zhoršuje výkon. Asi nejlepším příkladem je případ 27leté ženy z Francie, která v roce 2002 obdržela Darwinovu cenu. Nabourala své auto, když se při jízdě po dálnici snažila „nakrmit“ pískací hračku Tamagotchi.

    Přepínání mezi dvěma úkoly jistě vede ke snížení koncentrace. Za zmínku také stojí, že multitasking je spojen s negativními změnami v šedé hmotě mozku. Nedávná studie potvrdila redukci šedé hmoty ve stavu multitaskingu při používání multimediálních zařízení.

    V experimentu bylo 75 dospělých požádáno, aby odpověděli na řadu otázek o tom, jak často používají různé pomůcky, a poté byly jejich mozky skenovány pomocí MRI. Výsledky ukázaly pokles hustoty šedé hmoty v přední cingulární kůře mozku u lidí, kteří často používali multimédia, což nebyl případ těch, kteří používali gadgety zřídka. Později bylo provedeno několik podobných experimentů, které potvrdily získaná data.

    Zajímavé:  Těstí z běhu nebo lekce z podivného běžeckého zranění.

    Bohužel neexistuje žádná definitivní odpověď na to, proč někteří lidé snadno dělají více věcí najednou, zatímco jiní mají potíže. Jedna věc je jistá: mozek každého člověka je jedinečný. A multitasking se dá naučit.

    • Jak multitasking ovlivňuje náš mozek?

    Jak se naučit multitasking?

    V roce 2014 provedli vědci z University of Montreal zajímavý experiment. Vědci požádali skupinu starších dospělých, aby provedli dva různé úkoly. Účastníci experimentu museli věnovat určitý čas jednomu úkolu a poté menší čas druhému (v poměru přibližně 80:20). Mozková aktivita byla zaznamenávána pomocí MRI – podle očekávání výsledky ukázaly zvýšenou aktivitu v přední prefrontální kůře.

    Pokud se multitasking skutečně lze naučit, pak je pravděpodobné, že někteří lidé nevědomě trénují svůj mozek více než jiní. Dalším možným vysvětlením by mohlo být, že někteří lidé se rodí s vyvinutější a aktivnější přední prefrontální kůrou.

    Genderové aspekty multitaskingu

    Někteří psychologové tvrdí, že ženy jsou lepší v multitaskingu. To však nebylo prokázáno, protože většina studií o multitaskingu nerozlišuje výsledky podle pohlaví.

    Zajímavá studie provedená v roce 2013 však zjistila, že muži mají lepší spojení v rámci každé hemisféry (zepředu dozadu), zatímco ženy mají lepší spojení mezi hemisférami. Tyto údaje nepřímo podporují názor, že ženy jsou snazší v multitaskingu, zatímco muži se snáze soustředí na dokončení jednoho úkolu. K objasnění této problematiky je samozřejmě zapotřebí speciálního výzkumu.

  • Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

    Back to top button