News

Jak uvolnit 20 % svého pracovního času na důležité věci

Paretův zákon (také známý jako pravidlo 80/20) říká, že 20 % vašeho úsilí vytváří 80 % vašich výsledků. V tomto článku vysvětlíme, jak můžete toto pravidlo použít k určení priority úkolů a pracovní náročnosti podniku.

Co je první věc, kterou uděláte, když přijdete ráno do kanceláře? Většina lidí si připravuje svůj oblíbený nápoj s kofeinem, kontroluje e-maily a upřednostňuje úkoly dne. Ale jaké techniky používáte k určení toho, co je třeba udělat jako první?

Jednou z nejčastějších možností je Paretův zákon, známý také jako pravidlo 80/20. Pomůže vám identifikovat vaše nejdůležitější úkoly a jejich prioritu, díky čemuž bude váš pracovní den produktivnější.

Co je Paretův zákon?

Paretův zákon říká, že v mnoha případech 20 % úsilí produkuje 80 % výsledku. Jinými slovy, malé procento příčin vede k mnohem většímu čistému efektu. Tento koncept je důležité pochopit, protože vám pomůže rozpoznat iniciativy s vysokou prioritou a dosáhnout nejlepších výsledků.

Jak byl objeven Paretův zákon?

Paretův zákon, formulovaný v roce 1896, byl pojmenován po italském ekonomovi Vilfredu Paretovi. Vypočítal, že 80 % půdy v Itálii vlastní 20 % obyvatel. Pareto si také všiml podobného vzoru ve své zahradě: 20 % rostlin produkovalo 80 % ovoce. Matematicky lze tento vztah nejlépe popsat jako proporcionální rozdělení dvou veličin, kde změna jedné veličiny má za následek odpovídající změnu veličiny druhé.

Zajímavé:  Stojí za to utrácet peníze za ekologické produkty.

Tento fenomén má další názvy:

  • Paretův princip
  • Pravidlo 80/20 (nejběžnější)
  • Zákon minimálních důležitých akcí
  • Princip nerovnoměrného rozdělení

Pravidlo 80/20 není matematický vzorec, ale spíše mnemotechnický vzorec, který se projevuje v ekonomice, obchodním prostředí, time managementu a dokonce i ve sportu.

Zobecněné příklady Paretova zákona:

  • 20 % rostlin produkuje 80 % ovoce
  • 80 % zisků společnosti pochází od 20 % zákazníků
  • 20 % hráčů získá 80 % z celkového počtu bodů

Jak používat pravidlo 80/20

Přestože pravidlo 80/20 platí téměř pro každé odvětví, Paretův zákon se běžně používá v obchodě a ekonomice. Je to proto, že pravidlo 80/20 vám pomáhá určit, kam můžete zaměřit své úsilí, abyste dosáhli nejlepších výsledků.

Paretův zákon je založen na zásadě, že 20 % akcí poskytuje 80 % výsledků. Pokud lze vaši práci rozdělit na malé části, Paretův zákon vám pomůže určit, která část vaší práce má největší vliv na konečný výsledek.

Zde je několik příkladů praktického použití tohoto nástroje.

Производительность

Pravidlo 80/20 lze použít k upřednostnění úkolů, které musíte během dne splnit.

Faktem je, že splnění pouhých 20 % úkolů na vašem seznamu poskytne 80 % výsledků pro aktuální den. Abyste toho dosáhli, určete, které úkoly jsou pro váš tým nejdůležitější, a zaměřte se na ně.

Chcete-li to provést, uveďte všechny věci, které musíte pro aktuální den udělat. Poté určete, který z těchto úkolů má největší vliv na výsledek. Jsou některé z nich, které zahrnují interakci s kolegy? Jsou na seznamu úkoly, které brání postupu projektů? Tyto úkoly mohou být jednoduché, a přesto mají velký dopad na ostatní zaměstnance, takže dokončení těchto úkolů umožní procesu běžet.

Rozhodování

Paretův zákon vám může pomoci při řešení problémů co nejlépe jednat. Pokud existuje více příčin stejného problému, Paretův zákon vám může pomoci stanovit priority řešení. Zde je několik kroků, které můžete provést:

  1. Identifikujte problémy, kterým váš tým čelí. Toto jsou problémy, které budete hledat řešení během svého rozhodovacího procesu.
  2. Určete příčiny těchto problémů. Pomocí nástroje, jako je proces 5 Whys, najděte všechny příčiny problémů, které chcete vyřešit.
  3. Rozdělte své problémy do kategorií. Pokud jsou některé z příčin problému, který se snažíte vyřešit, v podobných kategoriích, využijte to jako příležitost je seskupit. Pak pro vás bude snazší pochopit, zda jedno řešení vyřeší několik problémů najednou.
  4. Každému z těchto problémů přiřaďte váhu na základě jejich dopadu na podnikání. Jako váhy k označení důležitosti můžete použít čísla od 1 do 10 nebo skutečnou peněžní hodnotu.
  5. Vypracujte plán, který řeší 20 % největších problémů, které ovlivňují podnikání. Myšlenka je, že jedno řešení může vyřešit více problémů. Na základě vah přiřazených jednotlivým emisím určete, které z nich jsou zahrnuty do horních 20 %. Jakmile identifikujete hlavní problém, vytvořte plán na vytvoření řešení, které může dosáhnout 80 % výsledků pomocí strategií řešení problémů.
Zajímavé:  Proč nemůžete umýt podlahy ručníkem.

Příklad použití pravidla 80/20 v rozhodovacím procesu:

Řekněme, že pracujete pro e-commerce společnost. Podíváte se na posledních 100 stížností zákaznické podpory a všimnete si, že většina z nich souvisí se zákazníky, kteří dostávají poškozené produkty. Váš tým spočítá počet vrácených produktů a zjistí, že poškození produktu při dodání je důvodem pro vrácení zboží v 80 % případů. Vaše společnost se snaží takovým situacím vyhýbat, proto tento problém považuje za prioritu.

Váš tým se rozhodne změnit obal, aby byl produkt chráněn během přepravy. To řeší problém znehodnocení při dodání zákazníkům.

Kontrola kvality

Paretova analýza a vykreslování jsou klíčové nástroje používané v metodologii kontroly kvality Six Sigma.

Použití Paretova grafu v Six Sigma vám pomůže vizualizovat vaše data a pochopit, které akce upřednostnit. Hlavním cílem Six Sigma je snížit množství variací v procesu s cílem zvýšit výstup. Paretovy diagramy se často používají v Six Sigma, protože mohou rychle určit, které procesy mají největší variace.

Výhody použití Paretova zákona

Největší výhodou použití Paretova zákona je, že s minimálním množstvím práce lze dosáhnout maximálního účinku. To vašemu týmu umožní pracovat efektivněji a soustředit se na konkrétní iniciativy.

Pravidlo 80/20 vám může pomoci zlepšit váš výkon v kratším čase jednoduše tím, že správně upřednostníte své iniciativy.

Další výhody používání Paretova zákona:

  • Jasné priority pro vás a váš tým
  • Zvyšte každodenní produktivitu
  • Schopnost rozdělit svou práci na snadno ovladatelné části
  • Více zaměřená strategie

Nevýhody použití pravidla 80/20

Existuje poměrně častý, ale nesprávný výklad Paretova principu, který říká, že můžete dosáhnout 80 % svých výsledků s 20 % svého úsilí. Nemusí tomu tak nutně být. Čísla 20 % a 80 % neoznačují mzdové náklady, ale příčiny a důsledky, na kterých pracujete. Cílem není minimalizovat náklady na pracovní sílu, ale zaměřit úsilí na konkrétní část práce, aby se dosáhlo většího dopadu. Stále musíte věnovat 100 % 20 % práce, která vám přinese 80 % výsledků.

Zajímavé:  Jak se připravit na svůj první seskok padákem.

Další nevýhodou pravidla 80/20 je, že se zaměstnanci někdy přehnaně soustředí na jednu věc a ztrácejí ze zřetele jiné úkoly. Pokud se soustředíte pouze na důležité úkoly a vše ostatní, jako jsou e-maily a další korespondenci, odložíte stranou, můžete o hodně přijít. Úkolem je najít rovnováhu mezi používáním pravidla 80/20 a prováděním zbývajících úkolů, i když nepřispívají k 80 % výsledků. K jeho vyřešení můžete použít metody jako časový limit nebo přivedení do výsledku (GTD).

Propojte úkoly s cíli v ásaně

Hledání různých způsobů, jak pomoci vašemu týmu být produktivní, je důležitou součástí vedoucího postavení. Používání nástroje pro správu práce, jako je Asana, vám pomůže organizovat všechny projekty a úkoly vašeho týmu, sdílet soubory, zanechávat komentáře a zpětnou vazbu na jednom místě a zároveň šetřit váš čas.

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back to top button