News

Seznamy úkolů pomáhají vašemu mozku

Jak zvýšit svou vlastní produktivitu pomocí seznamu úkolů?

Slavný italský filozof, literární kritik a spisovatel Umberto Eco je velkým fanouškem seznamů úkolů. Takto vysvětluje jejich mimořádný význam v lidském životě:

„Seznamy jsou součástí historie, umění a literatury. Hlavním účelem kultury je vysvětlit věčnost. Člověk vnímá věčnost a prostřednictvím seznamů si uvědomuje nepochopitelné.“

V rozhovoru pro Spiegel (týdeník v Německu) vědec říká, že seznamy úkolů jsou velmi často ztotožňovány s relikviemi nejzapomenutějších kultur. Ale i přes svou jednoduchost mají poměrně bohatou historii. Seznamy po dlouhou dobu neztratily svůj význam, protože „měly mocnou magii“, která pomáhala člověku pochopit význam toho, co se děje kolem.

Vytváříme seznamy atrakcí, které jsme viděli během dovolené, naléhavých úkolů, které se nashromáždily, zhlédnutých filmů, poslouchaných hudebních alb a dokonce seznamy potřebných produktů. Tento velmi jednoduchý zvyk je jedním z nejdůležitějších v životě vysoce efektivních lidí.

„Člověk vyjadřuje šílenství a nejednoznačnost života pomocí strukturovaného písma. Seznamy jsou znakem vysoce rozvinuté a kulturní společnosti. Dávají člověku příležitost pochybovat o základních definicích.“

Benjamin Franklin – Kmotr seznamů úkolů

Benjamin Franklin, jediný otec zakladatel, který podepsal všechny tři dokumenty, které tvořily základ vzniku Spojených států, přesně věděl, jak používat seznamy ke zvýšení vlastní produktivity. Franklin vytvořil podrobný 3týdenní plán rozvoje 13 ctností, jako je čistota, cudnost, upřímnost, spravedlnost atd.

Mimo jiné si vypracoval přísný denní režim, který zohledňoval čas na jídlo, práci, spánek atd. Při řízení vlastního tiskařského podniku se však Benjaminovi bohužel nedařilo přesně dodržovat plánovaný harmonogram. Následující obrázek ukazuje, jak se snažil zorganizovat svůj den:

Zajímavé:  Jak hrát Mafia.

Benjamin Franklin

Seznamy jako způsob, jak zvýšit produktivitu

Dnes se častěji než kdy jindy uchylujeme k používání takzvaných „seznamů produktivity“: nákupní seznamy, upomínky, plánování různých akcí a samozřejmě nejrůznější varianty seznamů úkolů, které chrání lidi před neustálým prokrastinací (odkládání věci „na později“).

Zejména seznamy úkolů vyžadují od člověka více času, duševní energie a extrémní koncentrace. Souhlasíte, nemusíte vynakládat velké úsilí na sepsání seznamu produktů, jít do obchodu a koupit vše, co potřebujete. Ale vytvořit správný seznam úkolů, tedy odrážet skutečné plány, a ne alternativní realitu, a hlavně splnit všechny požadované položky, není tak snadné.

4 základní tipy pro vytvoření seznamu úkolů

1. Nepodlehněte „Zeigarnikovu efektu“

Lidský centrální nervový systém skrývá mnoho tajemství a „Zeigarnikův efekt“ lze snadno považovat za jedno z nich. Podstatou tohoto psychologického jevu je, že si člověk mnohem lépe pamatuje nedokončené činy než dokončené.

  • 10 úžasných faktů o mozku

Zeigarnik Bluma Vulfovna, zakladatel ruské patopsychologie (obor klinické psychologie, který studuje poruchy duševních procesů), po studiu motivační složky lidské paměti došel k závěru, že přístup ke vzpomínkám je usnadněn, pokud nervové napětí, které vzniklo při začátek určité akce a nezmizel jejím nedokončeným dokončením. Jinými slovy, mezi vědomým a nevědomým myšlením je podmíněná propast. Myšlenka na nedokončené činy zůstávající na podvědomé úrovni hraje roli nekontrolovatelného dráždivého faktoru, který nezastaví svůj negativní dopad na člověka, dokud si nevypracuje akční plán k odstranění problému.

  • Mnemotechnické pomůcky: jak se naučit pamatovat si jména?

Zeigarnik

Známý odborník v oblasti time managementu (time management), autor metodiky GTD (Getting Things Done) David Allen v jedné ze svých prací popsal koncept „Další krok“. Jeho hlavním principem je, že plánování první fáze další akce by mělo být konečnou fází předchozí. Dodržováním tohoto jednoduchého pravidla se můžete vyhnout výskytu destruktivních duševních procesů, nad nimiž neexistuje žádná subjektivní kontrola.

Zajímavé:  Univerzální způsob, jak řešit problémy od matematického génia.

2. Stanovte si priority

Bulharská spisovatelka Maria Popova v jednom ze svých článků vzpomíná na příběh, jak jeden významný psycholog, jehož jméno bohužel zůstává neznámé, vedl seminář speciálně pro zaměstnance Pentagonu. Před zahájením požádal psycholog všechny účastníky praktického sezení, aby uvedli své osobní poslání na samostatný papír, přičemž nepoužili více než 25 slov.

Toto omezení se nikomu z přítomných mužů v sále nepodařilo splnit. Jedinou odpověď, která splňovala požadavky, napsala žena:

„Nejdříve si musíte udělat seznam životních priorit: 1, 2, 3 atd. Pak škrtněte vše, co je pod třetím bodem.“

  • Jak stres ovlivňuje velikost mozku?

Seznam úkolů přichází na řadu, až když je tolik práce, že je téměř nemožné sledovat vše, co se děje, aniž by chyběly nějaké důležité detaily (zde se vracíme k myšlence Umberta Eca, že seznamy pomáhají organizovat chaos). Správné stanovení priorit nemilosrdným vyřazením všech nepodstatných problémů je jediným správným způsobem, jak naplánovat a klasifikovat úkoly, které před vámi stojí.

3. „Plánujte dopředu“ – rady v hodnotě 25 000 $

Před téměř 100 lety byl prezidentem tehdy malé americké ocelářské společnosti Bethlehem Steel Charles Schwab. Vzhledem k tomu, že společnost měla potíže, obrátil se Schwab o pomoc na Ivy Lee, předního odborníka na efektivitu a produktivitu výroby v té době.

  • 10 nejnelogičtějších rad slavných podnikatelů

Expert, který se setkal se všemi zaměstnanci společnosti, jim doporučil, aby si na konci každého pracovního dne vytvořili jednoduchý seznam 6 povinných položek. Zároveň úkoly nesplněné během dne nebylo možné přenést do seznamu dalšího dne.

Po třech měsících se ukazatele efektivity výroby zvýšily natolik, že pan Schwab nešetřil a vypsal expertovi šek na 25 000 dolarů.

Zajímavé:  Neotevírejte PDF přes Google Chrome – není to bezpečné –

Dobré je, že Leeho rady můžeme využít zcela zdarma. Přemýšlením a ještě lépe sepsáním nejdůležitějších úkolů na další den můžete výrazně zvýšit svou vlastní produktivitu a vyhnout se plýtvání časem.

4. Buďte realističtí

Přesto je hezké si uvědomit, že i skvělí lidé někdy dělají chyby. Příběh Benjamina Franklina ukazuje, jak důležité je spravedlivě oceňovat svůj čas a správně si stanovit priority.

Že by plán, který vypracoval, byl zcela nereálný, se samozřejmě říct nedá. Ale o tom, že nevzal v úvahu specifika vlastního podnikání, nelze pochybovat. Franklin se velmi často odchýlil od své plánované rutiny, aby se setkal s tiskařskými klienty, uspořádal naléhavou schůzku atd. Kromě toho si všiml, že kultivace některých ctností ve 13týdenním plánu – například šetrnost – vyžaduje více než jednu nebo dokonce ne dva týdny.

Pokud se vaše rutina podobá nějaké paralelní realitě, měli byste se dokonce zamyslet nad tím, proč ji potřebujete. Přehodnoťte svůj postoj k seznamu úkolů třeba na zítřek a upřímně si přiznejte, že polovinu napsaných položek ani nezačnete plnit. Reálný plán by měl zahrnovat nejen důležitá jednání a schůzky, ale také věci, které jsou pro každý den nezbytné: telefonické rozhovory s přáteli, procházení vašich oblíbených webových stránek, oběd v kavárně přes ulici atd. Pamatujte, že váš čas a energie, na rozdíl od seznamu úkolů nemůže být nekonečný. Den má jen 24 hodin – snažte se je řídit správně.

Seznam úkolů Johnnyho Cashe

Jako poslední příklad bychom rádi uvedli to-do list slavného amerického zpěváka Johnnyho Cashe. Vzhledem k Johnnyho jedinečnému přístupu k plánování nemůžeme zaručit, že tento seznam bude pro vás jediný správný nebo účinný. Ale vzhledem k tomu, že Johnnyho úspěch je zcela nepopiratelný, stále to můžete zkusit.

Zajímavé:  Zázraky rovnováhy: 2 fascinující hádanky pro trénink mozku.

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back to top button