Jak se zaměřit na to nejdůležitější s pouhými dvěma seznamy

Jak se zaměřit na to nejdůležitější s pouhými dvěma seznamy

Neustále nás vyrušuje něco z práce: e-maily, hovory, konverzace kolegů a dokonce i naše vlastní myšlenky. Jak se za těchto podmínek můžete soustředit na důležité úkoly, chránit se před informační únavou a správně řídit svůj čas? Zde je 10 tipů, které vám pomohou vypořádat se s rozptýlením a stát se produktivnější.

Seznam karet
1. Single-tasking
2. „Tady a teď“
3. Seznamy úkolů
4. Nejhnusnější žába
5. Pravidlo „25 minuty“
6. Rozptylování
7. Jak mluvit s kolegy
8. Kouzelné slůvko „ne“
9. Rozmanitost
10. Kontrola pošty
Jednoúlohové

První pravidlo: soustředit se pouze na jednu věc. Všichni jsme často rozptýleni, protože moderní společnost na nás klade nerealistická očekávání. Chtějí, abychom nepřetržitě konzumovali oceány informací. Musíme jí být neustále k dispozici. Mnoho lidí reaguje na tento alarmující nárůst požadavků tím, že svou pozornost rozdělí na několik úkolů najednou. A tento přístup nám nepřináší nic dobrého.

Trpíme zásadně nesprávným stereotypem: říkají, že dělat několik věcí současně je nutné, abychom se vyrovnali s tíhou moderních problémů. Taktika multitaskingu ale obvykle vede do slepých uliček.

Je pro nás těžké se soustředit. Naše pozornost je rozptýlena. Stáváme se nezdvořilými. Naše produktivita klesá. Ztrácíme kontrolu nad okolní realitou. Předstíráme, že máme čas udělat hodně. Proč předstíráme? Protože náš mozek není schopen plně pracovat na více než jednom úkolu najednou. Každý neurofyziolog to potvrdí.

Nesmyslné obavy z událostí, které se již staly, nebo neopodstatněné obavy z budoucnosti jsou hlavními a neúnavnými drancovateli naší doby. Brzdí nás i myšlenky na to, co řeknou ostatní.

Prvním krokem k překonání všech těchto překážek je dosažení plného vědomí. Vnímejte sami, kolem čeho se točí vaše myšlenky. Je to nějaký konkrétní „trn“ z minulosti? Nebo jste si vytvořili návyk obávat se zvratů, které vás mohou v budoucnu čekat?

Připomeňte si, že takové myšlenky jsou nejen neprospěšné, ale také kontraproduktivní: brání nám být přítomni tady a teď. Nemůžeme změnit minulost, předvídat budoucnost nebo mít kontrolu nad ostatními lidmi. V tuto konkrétní chvíli se můžeme soustředit pouze na řešení konkrétního problému, který pozitivně přispěje k našemu životu, naší práci a realitě, která kolem nás kypí.

Když se snažíme zapamatovat si všechny věci, které musíme v dohledné době udělat, často se to změní v další stresovou zátěž. Pokud ale seznam úkolů přeneseme na papír, zbavíme se břemene obav, že bychom mohli něco zapomenout.

Člověk je schopen současně uchovat v paměti Vytvoření seznamu vám umožní uvolnit mentální zdroje, abyste se mohli soustředit na jeden konkrétní úkol a nenechat se rozptylovat úzkostnými myšlenkami na jiné povinnosti.

Pomocí seznamů můžeme třídit a strukturovat zdánlivě ohromující horu úkolů, zaměřit se na ty nejpalčivější a dosáhnout maximální efektivity.

Mark Twain jednou řekl, že když sníte ráno žábu, zbytek vašeho dne bude úžasný, protože to nejhorší je za námi. Vaše „žaba“ je vaše největší a nejdůležitější práce, kterou nejčastěji odkládáte. Je to však ona, kdo nyní pozitivně ovlivní vaše úspěchy, a co je nejdůležitější, váš život.

První pravidlo pojídání žab: ze dvou navrhovaných musíte začít tou nejhnusnější.

Jinými slovy, pokud máte dvě důležité práce, začněte tou větší, složitější a nejdůležitější. Trénujte se, abyste se bez prodlení ujali úkolu, dotáhli jej do konce a teprve potom přejděte k dalšímu.

Pravidlo 25 minut

Aby se snížilo pokušení odkládat dokončení úkolu, každá aktivní fáze projektu by neměla trvat déle než 25 minut.

Tato technika zahrnuje rozdělení úkolu do období, jejichž konec je sledován pomocí časovače. Každé takové období je doprovázeno krátkou přestávkou. Po čtyřech pracovních obdobích následuje delší přestávka.

Tato technika je zvláště účinná, když potřebujete udělat něco, co vůbec nechcete. Když víme, že na úkolu budeme pracovat 25 minut, a jakmile zazvoní časovač, můžeme se rozptýlit, je psychologicky jednodušší práci dokončit.

Musíte pro sebe vytvořit pozitivní pracovní prostředí, které přispívá k produktivitě. Odstraňte veškeré možné rušení. Pokud máte potíže s prací na projektu nebo úkolu, rozptýlení se pro vás stanou jen záminkou, abyste přestali.

Internet, kolegové vždy připraveni s vámi chatovat, telefonní hovory, vyskakovací e-mailová upozornění – to vše přispívá k vaší prokrastinaci. Odstraňte všechny rušivé vlivy alespoň na 25 minut a pusťte se do práce.

Jak mluvit s kolegy

Ve většině pracovních prostředí je nemožné nenechat se rozptýlit. Je těžké vrátit se na správnou cestu, pokud se konverzace, kterou jste byli přerušeni, vymyká kontrole a vy nevíte, kdy skončí. Proto musíte okamžitě nastavit časový rámec. Nejlepší způsob, jak to udělat, je oznámit, co právě děláte, osobě, která míří k vám, a poté se cíleně ptát. Zde jsou nějaké příklady:

„Jen se snažím vyčistit poštu.“ Přijedeš za mnou na krátkou dobu, nebo si máme domluvit schůzku na jindy?“

„Potřebuji si zavolat.“ Chcete probrat něco konkrétního, nebo si můžeme promluvit později?“

„Asi za pět minut jdu na schůzku.“ Můžete mi do půl minuty krátce sdělit svůj problém, nebo by bylo lepší, kdybych vám zavolal po schůzce?“

Kouzelné slovo „ne“

Proč souhlasíme s obědem s přítelem, i když jsme zaneprázdněni důležitým projektem? Převzít další povinnosti na žádost šéfa, přestože jsme se měli více věnovat rodině? Přicházíme bližnímu na pomoc, i když to zasahuje do našich plánů? Je to jednoduché: bojíme se zklamat lidi nebo zničit vztahy.

Ale zapomínáme, že máme právo volby. Neměli byste svůj vlastní život proměnit v chaos tím, že budete donekonečna řešit problémy jiných lidí. Řekněte „ne“ a lidé si začnou vážit vašeho času. A nebudete muset pokaždé litovat svého dodržování.

Ode dneška se snažte říkat ne všem menším a „problematickým“ požadavkům a uvolněný čas využijte k dokončení důležitějšího úkolu. Odmítněte jasně, ale zdvořile. „Lichotí mi, že jsi na mě myslel, ale obávám se, že to pracovní vytížení nedovoluje,“ nebo „Opravdu bych chtěl, ale jsem strašně zaneprázdněný.“ Takové formy odmítnutí vám umožní udržet si vřelý vztah se svým partnerem a zbavit se zbytečných malých úkolů, které „zatěžují“ váš den.

Dělat to samé den po dni může být neuvěřitelně nudné. Unavení monotónností se začínáme rozptylovat při každé příležitosti. Abyste tomu zabránili, vypracujte různé rutiny pro různé dny v týdnu.

Přesně to dělá Jack Dorsey, tvůrce Twitteru. Každý den má specifické téma. Pondělí je vyhrazeno poradám a vedení firmy. Úterý je vyhrazen pro vývoj produktů. Středa je věnována marketingu, komunikaci a vývoji a čtvrtek komunikaci s vývojáři a partnery. Pátek je dnem společnosti a její kultury.

Tato rutina vám pomůže udržet klid uprostřed chaosu. Dorsey každý den soustředí veškeré své úsilí na jedno téma, místo aby je roztříštil do několika úkolů. Jeho pracovní týden se vždy řídí těmito pravidly, takže pro jeho kolegy a partnery je snadné se mu přizpůsobit.

Vytvořte si plán, kdy každý den otevřete svůj e-mail. Pro většinu lidí je nejlepší možností, která nejméně naruší jejich pracovní tok, zkontrolovat příchozí korespondenci čtyřikrát denně a na každou „relaci“ si vyčlenit maximálně 15 minut.

1. První věc po ránu. Většina lidí začíná svůj pracovní den kontrolou e-mailu, aby se ujistili, že nezmeškali nic naléhavého.

2. Před přestávkou na oběd. Čas oběda je zcela přirozenou pauzou ve vaší obchodní činnosti; Aby byl tento čas produktivnější, můžete zkontrolovat svůj e-mail.

3. Poledne. To je další přirozená pauza, když si potřebujete odpočinout nebo se chystáte odejít na obchodní schůzku.

4. Konec pracovního dne. Pokud před opuštěním stolu co nejvíce vyčistíte svou doručenou poštu, budete se moci hned ráno pustit do nových zpráv.