News

Jak využít debriefing ke zvýšení produktivity

S pojmem „debriefing“ jsem se poprvé seznámil při studiu na Moskevském leteckém institutu. Po každé přednášce náš učitel silných stránek a materiálů oslovil publikum se stejnou otázkou: „Jaké ponaučení jste se naučili z dnešního praktického sezení, přátelé?“ Zpočátku se studenti vyřádili s vtipy a vtipy, ale pak si zvykli a začali si těchto okamžiků vážit. Dialogy mezi aktivními studenty a učitelem byly stále konstruktivnější. Mnohem později jsme si uvědomili, k čemu náš učitel míří, když nám, mladým studentům, položil tuto otázku. Snažil se nám pomoci k hlubšímu porozumění tématu strukturováním informací na konci přednášky. Po ukončení studia na univerzitě jsem se s „debriefingy“ setkal v různých oblastech: v práci v různých firmách, na túrách a sportu, v projektové a týmové práci, v rodinných vztazích a výchově dětí. A pokaždé byl „debriefing“ jiný! Termín „debriefing“ v podnikání nemá vždy pozitivní konotaci. Mnozí se setkali se situací, kdy na schůzce nebo v kanceláři šéfa probíhá „soud“, „zúčtování“ nebo „někdo dostane pokárání“. Existují ale i opačné příklady. V tomto článku vám řeknu, jak vést debriefing pozitivním způsobem. Jako příklad jsem si vzal postup debriefingu v obchodním oddělení na týdenní poradě.

Struktura debriefingu v obchodním oddělení

1. Krátký úvod

Moderátor nebo přednášející formuluje cíle debriefingu a určuje formát diskuse. Roli moderátora diskuse plní také vedoucí obchodního oddělení. Samostatný zaměstnanec hraje roli zapisovatele a zaznamenává důležité připomínky účastníků a přijatá rozhodnutí. Po jednání je zápis odeslán vedoucímu, ten provede změny a rozešle je všem účastníkům jednání.

Zajímavé:  Proč je užitečné poslouchat ty, s nimiž nesouhlasíte.

2. Závěry a hodnocení manažera

Vedoucí udává obecný tón pro další diskusi. Připomíná účastníkům předem stanovené úkoly a formuluje své hodnocení: do jaké míry se realita shodovala s očekáváním, do jaké míry je vynaložené úsilí srovnatelné s dosaženým nebo očekávaným výsledkem. Vedoucí také sdílí závěry, které vyvodil z projednávané situace.

3. Závěry zaměstnanců a výměna názorů

Facilitátor sleduje pravidla a motivuje účastníky k výměně názorů. Každý sdílí své závěry, které vyvodil z výsledků projednávaného projektu nebo setkání. V případě potřeby moderátor objasní názor řečníka tím, že mu položí otázky. Otázky by měly být otevřené a neměly by člověka tlačit žádným směrem – to může tým připravit o kvalitní zpětnou vazbu. Je zabráněno neproduktivnímu vyplavování emocí, hledání viníků nebo neproduktivním zúčtováním.

4. Závěrečná část

Manažer shrnuje výsledky debriefingu na obchodním oddělení: rozhodnutí jsou zaznamenávána, jsou distribuovány pokyny a stanoveny termíny pro jejich realizaci. Závěrečný protokol je zaslán všem účastníkům.

Jaké otázky je vhodné klást účastníkům debriefingu?

  • Co jste očekávali a co jste dostali?
  • Je podle vás klient spokojený? Co přesně?
  • Kdo byl z naší strany nejdůležitějším článkem? Ze strany klienta?
  • Jaké ponaučení jste si z této zkušenosti vzali?
  • Čeho byste se měli příště vyvarovat?

Názory účastníků jsou zaznamenány v zápisu. Následně se vedoucí a kdokoli z účastníků může podrobně seznámit se všemi odpověďmi.

Praktická doporučení pro provádění debriefingů v obchodním oddělení

Jak formulovat cíl pro debriefing. Celkovým cílem jakéhokoli debriefingu je zlepšení, pokrok, pohyb, nikoli trestání účastníků. Zásadně důležité je naslouchat názorům a podnětům kolegů a nevnucovat všem účastníkům své vlastní nápady.

Abychom pochopili, zda je důraz kladen správně, během debrífingu se doporučuje, aby přednášející ověřil, že diskutovaná situace je pokud možno kriticky posouzena každým účastníkem.

Zajímavé:  Jak se uklidnit před pohovorem a zhodnotit společnost.

Kolik účastníků pozvat. Nemělo by být více než 5-7 účastníků, jinak je efektivita celé práce prudce snížena. Je důležité, aby se debriefingu účastnili alespoň 3 lidé. Pokud má vaše obchodní oddělení více zaměstnanců, pak před analýzou situace zvýrazněte ty zaměstnance, kteří se přímo podíleli na projektu nebo prodeji. A požádejte ostatní, aby pozorně poslouchali a společně s nimi vyvodili závěry.

Kdy provést. Vzhledem k tomu, že je vyžadováno klidné prostředí a ohleduplný přístup účastníků, doporučuje se, aby se debriefing konal uprostřed nebo na konci pracovního dne.

Jaký je optimální formát? Od 5 minut do 45 minut bez přestávky. Debriefing s pracovníky prodeje se může konat v rámci plánovacích schůzek, projektových schůzek nebo jako „výtahový chat“ po schůzce se zákazníkem.

Jak povzbudit zaměstnance, aby byli upřímní. Uspořádání debrífingu v neformálním prostředí u šálku čaje nebo kávy pravděpodobně pomůže účastníkům produktivně spolupracovat. A to i tehdy, když je plánován vážný a ne vždy příjemný rozhovor.

Kvalitativní zpětná vazba nebo hledání „extrémního“? Existuje šance, že pokud se prodej nebo projekt pokazí, může se vaše vyhodnocení změnit v osočování, ale snažte se tomuto scénáři vyhnout, pokud není vaším cílem potrestat viníka. Ale pak je to jiný postup. Neměli byste od ní očekávat vysoce kvalitní zpětnou vazbu.

Jak řídit diskusi. Pro facilitátora je důležité zabránit tomu, aby se diskuse změnila v bazar. Aby se tomu zabránilo, doporučuji před zahájením debriefingu zavést obecná pravidla.

Jak dokončit rozbor. Kromě kritiky se doporučuje dát lidem příležitost říci si milá slova. Přednášející (nebo vedoucí) vyzve všechny účastníky, aby vyjádřili poděkování 2-3 kolegům.

Debriefing je nástroj pro udržení kvality prodeje

Debriefing je dobrým nástrojem pro zkvalitnění práce obchodního oddělení. Dobrou podporou mezi prodejními školeními může být například kvalitní zpětná vazba od vašeho manažera a kolegů, a to i pozitivní.

Zajímavé:  Jak správně sedět a co dělat, když to nefunguje.

Výsledkem takové schůzky je, že obchodní manažeři si mohou stanovit cíle pro rozvoj svých prodejních dovedností a manažer může sledovat pokroky v profesionalitě svých zaměstnanců.

Andrey Barsukov, vedoucí konzultant společnosti Clientbridge

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back to top button