Jak může nezávislý pracovník pracovat méně a udělat více

Time management na volné noze: 15 moderních sebeorganizačních technik, které pomohou i beznadějným prokrastinátorům

Jasný rozvrh dne, týdne a měsíce zvyšuje produktivitu. Time management je v podstatě řízení sebe sama a svých zdrojů. To je důležité zejména na volné noze, kde neexistuje jasný pracovní harmonogram a projekty musí být dodány včas.

Tým centra ROMI vám řekne, jak se využívá time management, jak jej používají vzdálení zaměstnanci a jaké moderní techniky pomáhají využívat čas produktivně.

Co je time management a proč je potřeba?

Pojmy time management, produktivita a zaneprázdněnost jsou často vnímány jako synonyma. Pokud má den jen 24 hodin, jak do nich vměstnáte práci, osobní život a volný čas? Time management nezvyšuje počet hodin, které máme k dispozici. Pomáhá ale soustředit produktivitu během pracovní doby, aby se „nerozšířila“ mimo pracovní den.

U nezávislých pracovníků je větší pravděpodobnost než u jiných, že budou trpět potížemi s řízením času. Pro kancelářské pracovníky je tento problém méně nápadný: pokud ráno promarníte hodinu, váš plat za den přijde stále v plné výši. A následná poznámka od šéfa donutí zaměstnance výkaz rychleji dokončit a odevzdat do večera. V reálném životě na freelancera nikdo netlačí a doma je vždy mnoho pokušení nechat se rozptýlit.

Existuje několik technik řízení času, rozhodně byste je neměli používat všechny najednou. Podívejme se na funkce řízení času na volné noze a poté na 15 moderních technik sebeorganizace, které jsou vhodné pro každého.

Jak nezávislí lidé spoléhají na time management

Práce z domova nebo vyčerpávající prokrastinace

Jste na volné noze. Úkoly musíte plánovat denně na den, týden nebo měsíc. U velkých projektů musíte obecně odhadnout množství práce řekněme na šest měsíců.

Největší výzvou, zejména pro nové pracovníky na volné noze nebo poprvé pracující na dálku, je zůstat soustředěný. Vedle svých kolegů, i když jsou hluční a rušiví, nebudete každých 15 minut nalévat čaj nebo klikat na reklamu na nový seriál.

Jak se vypořádat s prokrastinací při práci mimo kancelář?

1. Nastavte časovač. I na 5-10 minut. Slibte si, že si po tomto průlomu odpočinete – například si umyjte obličej nebo pár minut dýchajte vzduch u okna. Jakmile se intenzivně zapojíte do své práce, možná nebudete chtít přestat po 10 minutách, protože už jste se dostali do správného rytmu a nálady.
2. Slibte si příjemnou odměnu. „Když odevzdám noviny před 17:XNUMX, projdu se parkem a koupím si nějaké ovoce.“
3. Pokud nemáte absolutně žádnou sílu, dopřejte si odpočinek. Nejedná se o prokrastinaci, ale o cílevědomou akci k získání síly. „Dávám si zákonnou půlhodinu na pití čaje a zdřímnutí, pak si sednu k práci a nebudu se rozptylovat.“
4. Vždy berte jen ty úkoly, které zvládnete splnit včas. Velké projekty je lepší neponechávat úplně, ale posílat je zákazníkovi pokud možno po částech. Pak bude člověk klidný, že jste vše neodložili na poslední den, a vy budete mít motivaci a časté minitermíny.
5. Ujasněte si, co přesně se po vás požaduje, abyste to nepřehnali a nasměrujte své úsilí přesně k cíli.

Termíny

Stává se vyšší moc: náhlý výlet, výpadek proudu atd. Chraňte se před těmito situacemi:

• udržujte svůj notebook nabitý, abyste jej mohli používat bez elektřiny nebo na cestách;
• pokud váš domácí internet často mizí, poskytněte svému telefonu tarif pro distribuci Wi-Fi;
• vezměte si s sebou powerbanku a obecně ji mějte nabitou doma;
• Informujte se předem o nejbližších nákupních centrech nebo coworkingových prostorách, kde najdete outlet a přístup k síti.

A ať se stane cokoli, v případě problémů nezapomeňte zákazníka předem varovat. Poté vám bude schopen říci, kterou část úkolu je důležité odevzdat včas a kde jsou přijatelné zpoždění.

Shrňme si, co by měl freelancer udělat, aby se stal guruem na obrázku:

• nechat 3-4 hodiny v rezervě pro nepředvídané situace;
• uspořádat úkoly podle naléhavosti a priority;
• zůstaňte v kontaktu se zákazníkem, nemlčte, když nastanou potíže, ale nezapomeňte ho informovat;
• být chamtivý po znalostech a nechat si čas na seberozvoj: účastnit se seminářů a maratonu, číst odbornou literaturu a kanály sociálních médií.

Moderní techniky řízení času

Hodnocení zdrojů

Než začnete, zeptejte se sami sebe, jak dlouho bude trvat dokončení tohoto úkolu nebo projektu. Čas je abstraktní pojem, takže může být pro nás těžké pochopit, že ho nelze natahovat. Představte si, že máte omezenou skříňku, vejde se tam jen 12-16 hodin práce. Pečlivě si vybírejte úkoly, které dnes na sebe vezmete. Nesnažte se udělat 20 hodin práce za 15 hodin – skončíte jen zklamáni sami sebou a odstrčíte další úkoly.

Dočasné karty

Uspořádejte si čas na každý den. 24 hodin v týdnu je 168 hodin. Udělejte si o víkendech čas na spánek a odpočinek. Přesný plán vám umožní nezapomenout na důležité věci – například jít na procházku nebo do divadla.

Ve všední dny si sami určujete pracovní dobu a plánujete úkoly. K vytvoření rozvrhu můžete použít níže uvedenou šablonu nebo podobný rozvrh.

Princip 4D: Smazat, Zpoždění, Zmenšit, Delegovat

V překladu je to „smazat, odložit, snížit, delegovat“. Úkoly, které vyžadují příliš mnoho úsilí, ale nejsou důležité, je nejlepší z plánu odstranit. Neurgentní – plán na jiný den. Snížit – udělejte úkol správným směrem nebo se vydejte jednodušší cestou. Delegovat – jednoduché úkoly lze zadávat podřízeným, pokud je máte. Nebo si najděte levného designéra, pokud hodiny zápasíte s ilustracemi k článkům.

Covey Time Management Matrix

Podnikatel a autor Stephen Covey metodu popsal ve své knize 7 návyků vysoce efektivních lidí. Úkoly jsou rozděleny do 4 kategorií podle naléhavosti a důležitosti.

1. Naléhavé a důležité. Obnovte web, který se stal nepřístupným, opravte již publikovaný článek, opravte rozbitou baterii – takové úkoly dělejte hned.
2. Důležité a ne naléhavé. Čtěte materiály pro profesní rozvoj, absolvujte kurzy – určitě si to alespoň po malých částech přidejte do kalendáře pro budoucnost.
3. Naléhavé a nedůležité. Zde často dochází k nechtěným přerušením práce – upozornění z pracovního emailu, zprávy od kolegů. Pokud se právě soustředíte na úkol, prohlédněte si jej až do dokončení nebo k cíli a poté si tato upozornění prohlédněte. Ale neotálejte.
4. Ne naléhavé a nedůležité. Takové úkoly jsou nejméně cenné a odvádějí pozornost od prioritních záležitostí.

Když rozdělujete úkoly podle takové matice, věnujte pozornost čtverci 2. Úkoly z něj se často odkládají, ale jsou velmi cenné do budoucna.

metoda ABC

Úkoly jsou rozděleny podle priority: A – nejdůležitější, B – střední důležitost, C – mohou být dokončeny jako poslední.

Uspořádejte věci od A do C. V rámci kategorií můžete nastavit další priority: A1, B3 atd.

Technika třídění

Technika byla formulována během napoleonských válek. Tento princip byl použit k určení toho, jak naléhavá jsou zranění vojáků. Metodu lze aplikovat na případy, téměř jako metodu ABC:

• vyžadující okamžitou akci, jako je příprava na zítřejší zkoušku nebo řešení konfliktu s klientem;
• důležité, ale ne naléhavé;
• ztráta času.

Paretův princip

Metoda se někdy nazývá „80/20“. U většiny věcí a jevů 20 % úsilí vytváří 80 % výsledku. A 80 % času trávíme nedůležitými úkoly, které přinášejí jen 20 % úspěchu nebo příjmů.

Začněte těmi akcemi, které dávají nejlepší výsledky. Můžete to zkombinovat s technikou ABC a dát hlavním úkolům prioritu A,

„Jezte žábu“

Techniku ​​navrhuje Brian Tracy, spisovatel a odborník na psychologii úspěchu. Žábu nazývá nejnáročnějším a nejnepříjemnějším úkolem, do kterého se opravdu nechcete pustit. Například nepříjemný telefonát nebo zásadní změny v projektu.

Začněte den tímto úkolem – nejdůležitějším a děsivým. Poté po jejím dokončení budete volně dýchat, zbývající úkoly se vám budou zdát snadné a příjemné. Rozdělte velkou „žábu“ do několika fází a začněte ráno s těmito „porcemi“.

Pomodoro

Techniku ​​a speciální Tomato Timer vytvořil Francesco Cirillo, majitel Cirillo Consulting. Nastavíte si časovač na 25 minut, pracujete bez rozptylování a poté si dáte 2–5 minut pauzu. Můžete si uspořádat „pomodoro“ na 50/10 minut, najít speciální programy pod tímto názvem nebo nastavit běžný časovač. S tímto formátem budete méně unavení a budete mít čas ponořit se do práce.

18 minut

Peter Bregman napsal stejnojmennou knihu. Nabízí:

• Ráno věnujte 5 minut plánování;
• Každou hodinu práce, 1 minutu, analyzujte, zda jste ji používali produktivně;
• Každý večer si věnujte 5 minut na shrnutí výsledků dne.

Domino technika

Metodu navrhl odborník Amit Offir v knize „24/8“. Radí zaměřit se na věci, které se vyplatí více než jiné. Například licenční poplatky generují příjem poté, co knihu napíšete, i když už děláte jiné věci.

GTD

„Get the Things Done“ – „udělej věci do konce.“ Metoda byla vyvinuta Davidem Allenem a popsána ve stejnojmenné knize. Autor navrhuje vyčistit si pracovní prostor, jednou za hodinu zkontrolovat položky úkolu a jak daleko jste pokročili, uspořádat si seznamy a nezapomeňte úkol dokončit.

Timeboxing

Metoda radí omezit dobu, po kterou pracujete na konkrétním úkolu. Je to, jako byste vkládali čas do omezené škatulky. Zapisujte si termíny a pravidelně kontrolujte, jak je plníte.

POSEC

• Prioritize – stanovení priorit;
• Organizovat – organizovat každodenní úkoly, například kombinovat výlet do obchodu a procházku se psem;
• Zefektivnit a zjednodušit – optimalizovat a zjednodušit;
• Šetřete svůj čas, odstraňte z dnešního plánu úkoly, které nejsou naléhavé;
• Přispějte – obětujte věci, řekněte „ne“ projektům, které jen plýtvají vaším časem.

COPE

Techniku ​​navrhla expertka na produktivitu Peggy Duncan. Vysvětlení:

• Clear – Clear. Jasně si stanovte své cíle.
• Organized – Organized. To platí pro celý seznam úkolů.
• Produktivní – Produktivní. Stanovte si priority.
• Efektivní – Efektivní. Intenzivně pracovat na prioritních projektech.

Experimentujte, zjistěte více o moderních technikách řízení času – a budete vysoce produktivní!

Time management na volné noze: 15 moderních sebeorganizačních technik, které pomohou i beznadějným prokrastinátorům

3.27 (65.38 %) 52 hlasů

Time management na volné noze: 15 moderních sebeorganizačních technik, které pomohou i beznadějným prokrastinátorům

• ← Kde začít článek? Hotové nápady na informační texty
• Jak zvýšit svou hodnotu na copywriter exchange a přijímat skvělé objednávky okamžitě v PM →