News

Jak kompetentně řídit vzdálené týmy

Kvůli pandemii začala většina společností pracovat na dálku a tento proces není bez potíží. Pro manažery může být obtížné koordinovat práci týmů a zaměstnanci si často stěžují na přesčasy. Valeria Kogan, zakladatelka startupů Fermata a Smartomica, hovoří o tom, jak řídit zaměstnance s ohledem na rozdíly v časových pásmech a jak maximálně zefektivnit práci na dálku

Foto: Laurence Dutton/Getty Images

Nastavte si jasný rozvrh hovorů

Jedním z klíčových problémů zaměstnanců „rozptýlených po celém světě“ je, že je obtížné je shromáždit na valné hromadě: někteří obědvají, jiní jsou v šest ráno a další už dávno nevečeří. Pro udržení kontaktu s týmem se však vyplatí vybrat si čas, kdy mohou být všichni členové týmu v kontaktu. Když je tým rozmístěn, udržování rutiny a disciplíny je důležitější než při živé komunikaci. Manažer nemůže rychle pochopit, že se něco nedaří, když nevidí svůj tým.

Nastavte si rozvrh hovorů. V ideálním případě byste měli každý den shromáždit tým, ale ne všechny zaměstnance, ale například pouze vedoucí oddělení. To bude stačit k pochopení toho, jak práce postupují. Komunikace mezi celým týmem je nezbytná, aby se lidé cítili jako jeho součástí a rozuměli tomu, co se s jejich kolegy a ve firmě děje. Vyplatí se také pořádat týdenní online setkání s oddělenými malými týmy odpovědnými za různé oblasti. Například členové manažerského týmu budou hovořit o svých plánech a úspěších, podrobně vysvětlí, co se podařilo a co ne, a kde se objevily potíže.

Zajímavé:  Jak zablokovat osobu na telegramu.

Vyberte komunikační aplikace

Více než 50 % těch, kteří hovoří o poklesu efektivity práce při práci na dálku, uvádí problémy s řešením problémů na dálku. Z tohoto důvodu je výběr správných nástrojů pro komunikaci nejdůležitějším bodem organizace práce: vedení společnosti musí k této problematice přistupovat inteligentně a zodpovědně.

Vzdálené ovládání obvykle vyžaduje messenger nebo sociální síť, videokonferenční službu, kancelářskou aplikaci s „cloudem“ pro rychlý přístup k dokumentům a správce úloh. Můžete také potřebovat CRM systémy a služby digitálního podpisu – přesná sada závisí na specifikách podnikání. Pokud se navíc bavíme o některých nestandardních aplikacích (například CRM systémy), měli by je volit především specialisté, pro které to bude hlavní nástroj a ne návod.

Vyberte si program s možnostmi přizpůsobení pro flexibilní vývojové metodiky, jako je Jira nebo Trello, které bude co nejjednodušší implementovat. Práce v takových programech je často organizována pomocí metody Kanban board: karty jsou přiřazeny k různým sektorům a rozděleny do skupin. Úkoly se dělí především na plánované, probíhající a dokončené.

Pro komunikaci je lepší používat firemní instant messenger. Pro malé týmy však můžete nechat obvyklý telegram. Ačkoli „osobní“ instant messenger (ačkoli to platí spíše pro WhatsApp) mají velké problémy se zranitelností. Navíc kvůli práci na dálku a pandemii se používání „osobních“ sociálních sítí pro pracovní komunikaci stává podle mých pozorování neetické.

E-mail také není vhodný pro běžnou komunikaci z důvodu nízké efektivity doručování zpráv a nemožnosti být neustále online. Nemá veřejné kanály, hlasové zprávy (v některých otázkách mohou být potřeba) nebo dokonce „živé“ emotikony.

Pokud jde o videokonference, Zoom nadále vede v popularitě díky své bezplatné verzi pro týmy až 100 lidí (i když je limit 40 minut) a otevřeným videomístnostem. Navíc jej lze využít nejen pro oficiální hovory, ale také pro vytváření virtuálních zasedacích místností pro zaměstnance, kde mohou kdykoli „hlasem“ vyřešit jakékoli problémy. Můžete si vytvořit virtuální místnost pro polední přestávku a jednoduchý chat u šálku kávy – to je také důležitý moment socializace a upevňování spojení v týmu.

Zajímavé:  Jak a kolik vařit hovězí jazyk.

Používejte co nejjasnější a nejsrozumitelnější jazyk

V podmínkách, kdy je člověk „za obrazovkou“, je pro něj obtížnější vyjádřit velmi přesně myšlenku. Člověk většinou až 60 % informací přijímá neverbálně (mimika, gesta), ale na dálku se ukazuje, že jen 40 % dosáhne přes obrazovku. Jasně formulujte úkoly, požadavky, pravidla a dbejte na to, aby všichni zaměstnanci všemu přesně rozuměli. V ideálním případě je schéma následující: úkoly se nastavují ve správci úloh. Například na den, pokud jich je hodně, nebo na týden. Zaměstnanci se s těmito úkoly seznámí, promluví si o nich nebo napíší do chatu, jak jim rozuměli – podrobně, s termíny a dalšími nuancemi. Snížíte tak riziko nepříjemných situací. Pokud všechny strany vše správně pochopily, tým začíná pracovat. Pokud ne, manažeři vysvětlují a přidělují úkoly jinak. Při práci na dálku je velmi důležité vidět a pochopit všechny detaily najednou.

Ve Fermatě je náš tým rozdělen do tří zemí: Rusko, Německo a Izrael. Hlavní kancelář je v Moskvě, další lidé jsou rozptýleni po světě. K efektivní práci napomohly především jasné formulace úkolů. Existuje projekt, existuje soubor úkolů, kterým čelí různí lidé. Každý musí rozumět tomu, co dělá, jaký je sled akcí v týmu.

Navíc, i když lidé nejsou přímo zapojeni do tohoto projektu, vidí, co se v něm děje, rozumí celkovému vytížení týmu a jejich roli ve společné věci. Není to tak, že by začali dva lidé, zbytek sedí a čeká, až dostane výsledek a nějaké úkoly. I proto nám nyní vše funguje velmi efektivně, bez zpoždění a přerušení.

Foto: Vlada Karpovich/Pexels

Naučte se důvěřovat svým zaměstnancům

Tento bod je obecně relevantní pro práci na dálku. Většina manažerů se stále domnívá, že člověk skutečně něco dělá, jen když je sledován svými nadřízenými. A jakmile se odvrátíte, začne prokrastinace. Výsledkem je, že 42 % ruských společností v průzkumu Kelly Services má kontrolu nad zaměstnanci. Síťová aktivita a poloha GPS jsou monitorovány. A můžete jen projít a zhruba pochopit, zda zaměstnanec opravdu dělá papírování nebo hraje solitaire na počítači.

Zajímavé:  Proč jsou cirkusy a delfinária týrání zvířat.

Dálkové ovládání lze provádět pouze prostřednictvím video komunikace. A nemůžete telefonovat se všemi najednou. Nekonečné posílání odbavovacích zpráv s otázkami o pokroku také není dobrý nápad: může to člověka vážně rozptýlit a také vytvořit psychický tlak.

Při práci na dálku se musíte naučit důvěřovat svému týmu. Je tam termín pro odevzdání hotového projektu nebo dokumentů, jsou tam nějaké kontrolní body – například zavolání na oběd, abychom pochopili situaci: jak se věci mají, zda někde nevznikají nějaké potíže. Takových metod je dost a využívá je 33 % firem. Ale úplná kontrola sníží produktivitu týmu. Pokud to však opravdu potřebujete, můžete k odhadu pracovní doby použít software – používá ho 15 % společností.

Zajistit spolupráci v rámci týmu

Lidé se potřebují znát, rozumět tomu, kdo co dělá, kdo má jaké kompetence, na koho se mohou obrátit s otázkami, které se objeví – vše je jako v „živé“ kanceláři. Aktivní interakce v rámci týmu urychluje všechny obchodní procesy. Obvykle, pokud má jeden člověk problém, nečeká, až se ozve šéf celé organizace a přes někoho vše vyřeší (to může ztrácet více než jednu hodinu), ale okamžitě se obrátí na „správného“ kolegu.

V praxi jsme si uvědomili, že je lepší tým nerozdělovat. Když se členové týmu znají, každý si je vědom toho, co se děje, a rozumí tomu, kam jít. Alespoň to funguje s malými týmy, jako je ten náš ve Fermatě – 15 lidí. S dalším projektem, který nyní zaměstnává 25 lidí, to také přináší pozitivní výsledky.

Samozřejmě, když se všichni v týmu znají dlouho, není problém s budováním interakce. Pravidelné hovory o aktuálních cílech a formulování konkrétních úkolů, týdenní souhrnné shrnutí týdne s diskusí o budoucích plánech a brainstorming – to stačí. Pokud jsou v týmu noví lidé, pořádejte každodenní hovory s projektovými manažery a týdenní brainstorming, včetně vzájemného poznávání.

Zajímavé:  Sedavý způsob života je nebezpečnější než kouření, cukrovka a srdeční choroby.

Více textů o podnikání a společnosti naleznete v našem telegramovém kanálu „Projekt „Snob“ – Společnost“. Připoj se k nám

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back to top button